デジタルを活用して「窓口での手続の負担軽減」を目指しています！

 　四日市市では、市民の皆さんに「便利になった」と感じていただけるよう、行政手続のデジタル化を進めています。ここでは、取り組み内容やその概要、今後の予定などについてお知らせします。

こんなことに取り組んでいます！

取り組み内容	概要
行かない窓口	市役所に来庁することなく、いつでも、どこでもオンラインや近くのコンビニで手続や証明書発行ができる仕組みを提供します。	令和8年度までのロードマップ（PDF／774KB）
待たない窓口	窓口の混雑状況を配信することで、待ち時間の目安をスマホで簡単に確認できる仕組みを提供します。また、発券機による待ち時間の「見える化」などを図っています。
書かない窓口	職員が聞き取りにより申請内容を代理入力したり、申請書の記載項目を少なくしたりすることで、紙の申請書に記入する市民の負担軽減を図ります。
回らない窓口	紙の証明書の提出不要化やワンストップ窓口を導入することで、市民が複数の窓口を巡回することなく、最小限の窓口で手続が終了するように負担軽減を図ります。
迷わない窓口	庁舎案内の表記などを分かりやすくするとともに、必要な手続が判定できるナビゲーション機能の導入や、ホームページ上にチャットボットを搭載するなどして、市民が判断に迷わないようにしていきます。
職員の業務効率化	デジタルツールを活用して、職員の事務効率を向上させることで、市民サービスの対応時間の拡充につなげます。

 

行かない窓口

　市役所に来庁することなく、いつでも、どこでも、オンラインや近くのコンビニで手続や証明書発行ができる仕組みを提供します。

 

オンライン申請【導入済】

　「四日市市電子申請システム」のほか、国の「ぴったりサービス」や「LoGoフォーム」などを利用して各種の申請や届け出などの手続ができます。申請できる手続は、「オンラインで申請できる手続一覧」でご確認ください。

オンラインで申請可能な行政手続数

231手続／約2,700手続 （令和7年2月18日時点）

 

公共施設案内・予約システム【導入済】

　運動施設や文化施設などの予約の空き状況を確認したり、仮予約をしたりすることができます。令和７年度に、オンラインで利用者登録や料金の支払い（本予約）ができるシステムに更改する予定です。

 

コンビニ交付サービス（住民票の写しなど）【導入済】

　マイナンバーカードを使用して、全国のコンビニエンスストアなどに設置されているマルチコピー機（キオスク端末）から、住民票の写しなどの各種証明書を取得できます。

 

待たない窓口

　窓口の混雑状況を配信することで、待ち時間の目安をスマホで簡単に確認できる仕組みを提供します。また、発券機による待ち時間の「見える化」などを図っています。

 

発券機【導入済】

　窓口での受付時に整理券を発券し、番号表示や自動音声での呼び出しを行います。必要に応じて、設置する窓口を拡充していきます。

＜設置例１＞市民課

＜設置例２＞保険年金課

＜導入所属＞市民課（本庁舎１階）、保険年金課（本庁舎３階）、介護保険課（本庁舎３階）、保育幼稚園課（総合会館３階）、こども保健福祉課（総合会館３階）

 

市民課（本庁舎１階）の混雑状況【導入済】

　リアルタイム更新

　混雑予想カレンダー

 

キャッシュレス決済【導入済】

＜設置例＞市民課のキャッシュレス端末

住民票の写しや税証明書などの発行にかかる窓口での支払いにキャッシュレス決済（クレジットカード、電子マネー、コード決済）が利用できます。

 

書かない窓口

　職員が聞き取りにより申請内容を代理入力したり、申請書の記載項目を少なくしたりすることで、紙の申請書に記入する市民の負担軽減を図ります。

 

申請書作成支援システム【令和7年2月3日から順次稼働】

　マイナンバーカードや運転免許証などをカードリーダーで読み込み、基本情報（氏名、住所、生年月日など）を各申請書類に自動転記することで、手書きの負担を軽減します。各所属の実情に合わせて、以下の２タイプを導入しています。

来庁者（市民）が操作するタイプ

 

窓口で職員が操作するタイプ

＜導入所属＞

市民課（本庁舎１階）、市民税課（本庁舎２階）、資産税課（本庁舎２階）、保険年金課（本庁舎３階）、こども未来課（総合会館３階）、衛生指導課（総合会館４階）、保健予防課（総合会館４階）、マイナンバーカードサービスセンター（北館５階）

 

窓口ＤＸＳａａＳ等の導入【目標：令和８年度導入】

　職員が用件を聞き取り、代理入力するなどして市民の申請手続の負担を軽減する仕組みである「窓口ＤＸＳａａＳ」等を導入し、「書かないワンストップ窓口」の実現を目指します。

 

記載項目の省略【随時】

　現在の業務を見直し、申請書類などの記載項目を省略できないか検討します。

 

回らない窓口

　紙の証明書の提出不要化やワンストップ窓口を導入することで、市民が複数の窓口を巡回することなく、最小限の窓口で手続が終了するように負担軽減を図ります。

 

ワンストップ窓口の設置【目標：令和８年度導入】

　おくやみなどのライフイベントごとに窓口を集約し、原則、一つの窓口で主要な手続が案内・完結できるようなワンストップ窓口を設置します。

 

証明書等の添付の不要化【随時】

　手続に必要な証明書等の添付について、市役所内部で確認できるものは原則、添付不要とし、職員が組織を横断して内容を確認する運用に変えていきます。

 

迷わない窓口

　庁舎案内の表記などを分かりやすくするとともに、必要な手続が判定できるナビゲーション機能の導入や、ホームページ上にチャットボットを搭載するなどして、市民が判断に迷わないようにしていきます。

 

庁舎案内やレイアウトの見直し【随時】

　庁舎内の案内サインやレイアウトを見直し、目的の窓口や発券機の場所を分かりやすくしていきます。

 

手続案内機能【目標：令和７年度導入】

　ホームページ上で、市民がいくつかの質問に答えることで、関連する手続を判定・案内できる仕組みを導入します。

 

チャットボット【目標：令和７年度導入】

　ホームページおよびLINE公式アカウント上にチャットボットを搭載し、いつでも、どこからでも、市民の質問に回答できる仕組みを導入します。

チャットボットのイメージ

 

職員の業務効率化

　デジタルツールを活用して、職員の事務効率を向上させることで、市民サービスの対応時間の拡充につなげます。

 

デジタルツールの活用【導入済】

1	ＲＰＡ（ロボティック・プロセス・オートメーション）	単純・反復作業を伴う事務を自動化
2	ＡＩ－ＯＣＲ	ＡＩを活用した文字認識機能により、紙文書の文字を認識してデジタル化
3	議事録作成支援サービス	音声を認識してテキスト化
4	自治体専用チャットツール	職員間の情報共有、ペーパーレスを推進
5	生成ＡＩ	文書の作成や要約、企画提案のアイデア出しなどに活用

 

リモートでの後方支援【目標：令和８年度導入】

　令和８年度の設置を目指しているワンストップ窓口において、他所属とスムーズに情報共有や相談ができる仕組みの導入を検討していきます。
　また、地区市民センターと本庁舎をリモートで繋ぎ、多くの手続を扱う地区市民センターの負荷を軽減する仕組みの導入を目指します。
地区市民センターと本庁舎をリモートで繋ぐイメージ

 

デジタル化に関する各種計画

　四日市市では、総合的・計画的なまちづくりの指針としての「四日市市総合計画（2020年度～2029年度）」において、ICTを活用した市民サービスの利便性の向上や行政事務の効率化などを目指す「スマート自治体の実現」を掲げています。
　また、官民データ活用推進基本法に規定する市町村官民データ活用推進計画として「四日市市情報化実行計画（令和4年度～令和7年度）」を策定し、各種行政サービスや行政内部事務のデジタル化・効率化を推進しています。
　加えて、窓口など、市民との接点に特化した個別具体的なアクションプランとして「四日市市窓口業務デジタル化実施計画（令和6年度～令和8年度）」を策定し、市民の利便性の向上と職員の業務効率化を図り、人的資源を行政サービスの更なる向上に繋げていくこととしています。